Les facteurs commerciaux qui influencent les Facility Managers pendant le COVID-19

La pandémie de COVID-19 en 2020 a entraîné une nouvelle série de défis pour les responsables de la maintenance et de l'ingénierie. Ils ont établi des protocoles et des procédures pour l'entrée dans les bâtiments et ont instauré la distanciation sociale comme norme au sein de leurs propriétés, réduisant considérablement l'occupation des bâtiments.

Le paysage de l'exploitation et de la maintenance des installations a radicalement changé avec la pandémie, mais il y a de l'espoir et une lumière au bout de ce qui semble être un tunnel sombre sans fin.

Le Centre de contrôle et de prévention des maladies (CDC) surveille l'évolution de la pandémie et adapte les directives relatives aux lieux de travail en conséquence. Jusqu'à l'apparition de la variante Delta du COVID-19, les gouvernements locaux ont levé les restrictions sur les lieux de travail, et de nombreuses personnes travaillant à distance se préparaient et se préparent encore à retourner au travail prochainement.

Alors que les nouvelles variantes de COVID-19 continuent d'apparaître, les entreprises veulent toujours maintenir un certain niveau d'opérations sur le lieu de travail. En tant que gestionnaire des installations, vous devez vous préparer au modèle de retour au travail. Et tenir compte de tous les processus opérationnels qui sont apparus ou ont changé en raison de la pandémie.

Les 4 principaux facteurs commerciaux qui influencent les Facility Managers pendant le COVID

#1 Garantir des lieux de travail sains et sûrs

L'un des principaux moteurs de l'activité des FM sera de garantir la santé et la sécurité sur le lieu de travail. Les besoins de l'établissement et du personnel varient en fonction de l'industrie. Cependant, COVID-19 a forcé toutes les industries à modifier leurs processus opérationnels afin de répondre aux directives des CDC et de la réglementation en matière de sécurité sur le lieu de travail.

Les FM devront se concentrer davantage sur la qualité de l'air, la propreté des surfaces et l'atténuation de la propagation du SRAS-CoV-2, le virus à l'origine du COVID-19. Il pourra s'agir d'améliorer la ventilation, de mettre en place des contrôles de la qualité de l'air intérieur tels que des purificateurs d'air portables, de limiter le personnel dans certaines zones, de renforcer les protocoles de nettoyage et d'assainissement et d'exiger le port d'équipements de protection individuelle (EPI) alors que ce n'était pas nécessaire auparavant.

Pour améliorer la sécurité sur le lieu de travail, les FM doivent prendre en compte les éléments suivants :

Améliorer les protocoles d'assainissement et de nettoyage pour désinfecter votre établissement.

Quels produits de nettoyage utiliserez-vous ? À quelle fréquence allez-vous nettoyer les espaces ? Vous devez suivre les pratiques standard et les réglementations appropriées spécifiques à votre type d'établissement pour les normes minimales de nettoyage et de désinfection.

Évaluation de la ventilation et de la qualité de l'air

Que vous suiviez les directives du CDC sur la ventilation et la qualité de l'air ou celles publiées par l'OSHA, la qualité de l'air intérieur doit être une priorité. Les purificateurs d'air peuvent améliorer la qualité de l'air dans un grand espace, effectuer plusieurs échanges d'air en une heure et éliminer les virus, bactéries et toxines introduits dans une pièce.

Évaluation du système CVC existant

Le système HVAC devra être évalué et déterminer s'il répond aux normes de qualité de l'air, car il sera vital pour le fonctionnement optimal de l'organisation. Malgré l'introduction de commandes de purificateurs d'air, les systèmes HVAC existants peuvent nécessiter des mises à niveau coûteuses et longues. La plupart des changements apportés à un système CVC finissent par être à long terme, donc si vous avez besoin d'améliorer la qualité de l'air à court terme, vous devrez faire face aux coûts financiers associés.

#2 Accroître l'agilité et la flexibilité de l'organisation

Les FM devront relever de nouveaux défis, et avec ces défis vient la nécessité pour une organisation d'avoir de l'agilité et de la flexibilité. Selon l'interview d'un expert de Deloitte, les organisations devront "être suffisamment flexibles pour répondre aux changements, sans être uniquement guidées par les événements."

Jusqu'à la pandémie, les FM pouvaient être impliqués dans la prise de décision organisationnelle et stratégique dans une certaine mesure. Le rôle des FM évoluant rapidement, ils prennent des décisions stratégiques cruciales concernant la conception des installations, la création de feuilles de route et la manière de surmonter certains des défis opérationnels de COVID-19.

• La plupart des entreprises adoptent déjà des feuilles de route pour les installations, basées sur les directives du National Safety Board. Ces feuilles de route devront tenir compte de la réduction de l'utilisation dans l'installation, de la modification de l'intraitabilité des fonctions, de l'augmentation de l'infrastructure technologique et de la contribution aux plans d'urgence à long terme de l'entreprise.
• Le modèle hybride semble perdurer pour de nombreuses entreprises ; si votre établissement n'est pas configuré pour le travail hybride, les FM devront se concentrer sur le soutien de ces modèles. Qu'il s'agisse de tenir compte de la diminution de l'utilisation de l'espace ou des restrictions accrues en matière de rassemblement, les FM pourraient prévoir deux feuilles de route ou une feuille de route impliquant un pourcentage élevé de travail hybride.

Les environnements d'espace ouvert ou le travail basé sur l'activité sont une préoccupation importante. L'utilisation des infrastructures sera prise en compte, et les changements nécessaires tiendront compte des temps disponibles de l'espace, de la collecte d'informations, et de ce qui peut ou ne peut pas être fait dans une zone. La technologie jouera un rôle important dans la modification des infrastructures. La flexibilité et la durabilité peuvent l'emporter sur le prix en termes d'optimisation continue des opérations.

#3 Améliorer le rendement et la productivité au travail

Les FM peuvent être amenés à naviguer plus régulièrement dans le modèle opérationnel hybride en fonction de la manière dont l'organisation fonctionne. La gestion de la performance et de la productivité jouera un rôle considérable dans le paysage futur des FM. Les FM font le même travail dans un paysage en évolution, à la fois dans des circonstances changeantes et dans un nouvel environnement.

Le modèle hybride s'est révélé très positif dans la mesure où il a permis aux entreprises de poursuivre leurs activités. Les experts estiment que le travail virtuel permettra aux entreprises de faire un pas en avant après les premières inquiétudes du COVID.

Au lieu d'utiliser le travail à domicile comme un outil de négociation, nous pourrions le voir inversé. Les organisations peuvent offrir un espace dans le bureau et des horaires alternatifs au bureau pour chaque employé. Les entreprises contribueront à la durabilité en économisant 20 % sur les trajets domicile-travail grâce à la flexibilité du lieu de travail.

Si les employés travaillent au bureau, il y aura des changements à long terme dans la façon dont l'environnement de bureau interagira. Les bâtiments devront être modernisés pour améliorer la qualité de l'air. Qu'il s'agisse d'améliorer les systèmes CVC et les purificateurs d'air ou de modifier la façon dont le personnel interagit avec un espace, des changements à long terme affecteront la qualité de l'air.

La qualité de l'air peut également affecter la productivité. Grâce à une plus grande flexibilité de l'environnement de travail, à l'accent mis sur l'amélioration de la qualité de l'air, aux produits plus lents et plus durables (sans la vitesse) et aux conversations plus nombreuses sur l'écologie et la durabilité, les entreprises sont susceptibles de voir leur productivité augmenter.

Une mauvaise qualité de l'air peut entraîner le syndrome des bâtiments malsains ou l'impact de facteurs de santé tels que l'augmentation des symptômes d'allergies et de la fatigue, qui se traduit par une faible productivité et un plus grand nombre d'employés prenant des congés de maladie.

En ce qui concerne les futurs rôles de FM, il pourrait également y avoir un réaménagement de l'agencement du bâtiment. Les experts ne sont pas certains que les espaces de travail ouverts resteront pour de bon, étant donné qu'une grande pièce pourrait contribuer à la propagation du virus COVID. Par conséquent, nous pourrions assister à une refonte de l'aménagement des espaces de travail et de la conception des bâtiments.

#4. Réduire les coûts de l'immobilier et des installations

Lors d'entretiens avec des experts FM, Deloitte a constaté que tous s'accordaient à dire que le COVID avait un impact sur les économies de coûts à long terme. À court terme, les bâtiments économiseraient sur les dépenses immobilières et les installations, notamment les coûts de CVC, la consommation d'eau, l'électricité et les cartes de carburant.

Les entreprises pourraient réduire leurs effectifs pour trouver un nouveau site et ne proposer que des options de travail au bureau (et les avantages qui en découlent, comme les cartes de carburant et certaines modifications des dépenses). Les installations fonctionneraient donc selon des horaires réduits ou des horaires 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec une automatisation intégrée.

En termes de qualité de l'air, les FM devront encore chercher à améliorer les installations actuelles. À l'heure actuelle, la plupart des systèmes CVC ne sont pas conçus pour arrêter la propagation du COVID, et des filtres MERV plus puissants pourraient restreindre le flux d'air. Les FM seront fortement encouragés à mettre en œuvre des technologies de purification de l'air par filtration, des dispositifs de filtration portables ou l'induction HVAC, qui seront moins coûteuses que le remplacement de l'ensemble du système HVAC.

Comment faire face à ce changement ?

Les FM pourraient constater que leur dépendance à l'égard de l'infrastructure technologique, des modèles hybrides et de la gestion de l'air pur est plus importante pour les opérations quotidiennes qu'auparavant. Cela montre une nette évolution vers la santé de l'entreprise en tant que moteur de l'activité principale pour la plupart des installations dans la période post-COVID. Envisagez d'utiliser l'outil de réduction des coûts de l'installation durable (SF) pour déterminer comment votre installation peut réduire ses coûts par des changements de comportement ou des mises à niveau.